Nos solutions clés en main pour l’organisation de vos congrès médicaux
Chez ANT Congrès, nous voyons l’organisation de congrès médicaux comme un accompagnement naturel. À chaque étape, nous sommes à vos côtés, dans une collaboration fondée sur la confiance, pour vous écouter, vous conseiller et alléger votre charge.
Nous œuvrons pour créer des bases solides sur lesquelles construire votre événement sur-mesure, en prenant en compte les spécificités propres à chaque pays et à chaque structure.
Si vous choisissez ANT Congrès comme partenaire de confiance, retrouvez ci-dessous les étapes clés sur lesquelles nous vous accompagnons.
Pour obtenir une estimation tarifaire de nos prestations, n’hésitez pas à nous contacter pour demander votre devis. Chaque congrès étant unique, nous personnalisons notre offre en fonction des spécificités de votre événement pour vous fournir une solution parfaitement adaptée à vos besoins.
Gestion de votre congrès médical
Démarches administratives, Finances
Nous mettons en place plusieurs outils de suivi de projet afin de s’assurer de la bonne gestion de chaque étape :
- Définition d’un rétroplanning (avec programmation de réunions téléphoniques et physiques)
- Mise à disposition d’un chef de projet dédié, disponible pour répondre à toutes vos questions et s’assurer du bon respect de votre budget et de votre cahier des charges
Notre département financier sécurise vos flux financiers et prend en charge les obligations fiscales liées à l’organisation de votre congrès. Nous élaborons un budget prévisionnel mis à jour et actualisé en temps réel.
Communication du congrès
Afin de créer, développer et renforcer la visibilité de votre évènement scientifique, nous vous proposons un pack essentiel à l’organisation de votre congrès. Une stratégie de promotion articulée autour de trois temps forts. Avant, Pendant & Après votre congrès.
- Création de l’identité graphique (logo, affiche, déclinaison web)
- Création & mise en ligne d’une page spécifique à votre congrès
- Rédaction du contenu et des visuels liés à votre page spécifique
- Envoi emailing
Gestion du sponsoring
Avec le soutien du Comité d’organisation, nous effectuons une veille scientifique pour repérer les entreprises émergentes dans votre domaine. Nous mettons à profit notre réseau de contacts avec des dirigeants et laboratoires de renom.
Notre responsable Partenariats et Sponsoring gère l’ensemble des échanges, de l’identification des partenaires à la signature du contrat, et assure le suivi le jour de l’événement pour garantir leur satisfaction et la réussite du partenariat.
Programme scientifique
Notre équipe comprend une Attachée de Recherche Clinique qui vous accompagne dans la gestion et la coordination du programme scientifique de votre événement.
- Coordination de l’élaboration du programme scientifique
- Mise en relation du Comité d’Organisation et du Comité Scientifique
- Mise à jour du programme au fil de l’eau (thématiques, titre, conférence, conférenciers, abstracts)
Le jour J, notre équipe veille au bon déroulé des conférences, tant sur la partie technique (prestations audio, vidéo et gestion des diapositives) que sur la partie planning (respect du temps imparti, modération des débats, gestion des questions et réponses).
Appel à communication
- Création et gestion du module de l’appel à communication
- Contact avec les dépositaires et présentateurs
- Relation avec la revue scientifique pour la publication des abstracts
- Création d’un abstract book
Gestion des conférenciers
- Gestion des conférenciers et résumé des conférences
- Référencer tous les intervenants
Audiovisuel et congrès hybride
- Gestion complète de l’audiovisuel pour des présentations fluides
- Coordination avec un prestataire expert pour la diffusion en direct et les enregistrements
- Organisation de sessions hybrides
- Supervision technique et logistique
- Gestion des inscriptions hybrides, facilitant l’accès pour les participants
Gestion des participants
Inscriptions
Vos participants sont au cœur de votre événement mais également de notre métier. Nous nous ferons un plaisir de nous charger de la gestion des inscriptions.
- Création d’un module d’inscription dédié
- Création des différents tarifs d’inscription
- Relance des inscriptions impayées
- Envoi des factures d’inscription
- Gestion des conventions de formation
- Gestion des différents modes de paiement proposés
- Gestion des demandes de lettres de visa
- Envoi des attestations de présence
Hébergement
- Prise en charge des intervenants (réservation d’hôtels, réservation de transports, invitations au(x) dîner(s), remboursements des frais …)
- Transferts
- Transports aériens
- Offres hébergements et disponibilité des chambres actualisée en temps réel
Accueil et Assistance In Situ
- Accueil des participants
- Gestion des salles
- Gestion de la preview sur place
- Respect du temps imparti
- Gestion des imprévus
- Coordination des intervenants
Logistique (locations espaces, hébergement, restauration)
De l’envoi des invitations aux conférenciers au choix du traiteur, en passant par la réservation du lieu et l’organisation du dîner de gala, faites-nous confiance !
- Appel d’offre traiteur
- Organisation du dîner de congrès et des pauses déjeuners
- Location des espaces
- Gestion des sessions des partenaires
- Choix des prestataires pour le matériel technique (lumières, chaises…)
- Signalétique
Retours et suivi post congrès
- Email de remerciements aux conférenciers, partenaires et congressistes
- Relances des impayés
- Bilan financier
- Débriefing et pistes d’amélioration pour les futures éditions
Pour aller plus loin
En plus de notre solution proposée ci-dessus, nous vous offrons également l’opportunité d’aller encore plus avec notre « Pack Visibilité » .
Cette solution supplémentaire, vous permet d’optimiser la communication de votre événement et d’accroître sa visibilité. Faites rayonner votre congrès avec des solutions personnalisées qui attirent l’attention et maximisent l’impact de votre événement.
Création de pages web congrès
Edition de 10 pages (accueil, comités, programme, appel à communication, inscriptions, partenaires, infos pratiques, hébergements, lieux et accès)
Réseaux Sociaux
Option 1 : Le congrès ou la société possède déjà des comptes.
- Livraison d’un kit communication réseaux sociaux avec un planning basé sur le planning emailing. (a vos agendas, appel à communication, inscriptions, rendez-vous dans 1 semaine…)
- Création des visuels et des textes
- Création d’un évènement LinkedIn
Option 2 : Le congrès ni la société ne possède de compte
- Création et configuration d’une page dédiée
- Création de contenu et visuel
- Mise en ligne des publications avec un planning basé sur le planning emailing. (soit 15 publications)