Étape 1 – Administratif / Finance / Communication | Organisateur professionnel de Congrès Médicaux - Gestion et sécretariat des associations santé et Sociétés Savantes

Étape 1 : administratif, finance, communication

ANT Congrès vous suit dans l’organisation de votre congrès de sa phase d’étude à sa mise en œuvre.

Nous œuvrons pour créer des bases solides sur lesquelles construire votre événement sur-mesure, en prenant en compte les spécificités propres à chaque pays et à chaque structure.

Nous mettons en place plusieurs outils de suivi de projet afin de s’assurer de la bonne gestion de chaque étape :

Définition d’un rétroplanning (avec programmation de réunions téléphoniques et physiques)

Mise à disposition d’un chef de projet dédié, disponible pour répondre à toutes vos questions et s’assurer du bon respect de votre budget et de votre cahier des charges

Organisation d’un ordre du jour pour chaque réunion

ANT Congrès sécurise votre budget

Notre département financier sécurise vos flux financiers et prend en charge les obligations fiscales liées à l’organisation de votre congrès. Nous élaborons un budget prévisionnel mis à jour et actualisé en temps réel.

ANT Congrès déniche vos partenaires

Avec le soutien du Comité d’organisation, nous réalisons une veille scientifique afin d’identifier les entreprises émergentes dans votre domaine. Par la suite, nous participons à des congrès francophones et internationaux dans l’objectif de démarcher de potentiels partenaires et financeurs, ainsi que pour faire connaitre votre événement. Nous vous faisons par ailleurs bénéficier de notre réseau de contacts privilégiés avec des dirigeants d’entreprises et laboratoires d’envergure.

De l’identification du partenariat jusqu’à la signature du bon de commande, notre responsable Partenariats et Sponsoring est le seul à mener les échanges avec le partenaire. C’est lui qui assure la pérennité du partenariat et qui fait en sorte de trouver le bon équilibre pour les deux parties. Le jour de l’événement, c’est aussi lui qui est en liaison directe avec le partenaire et qui veille à sa satisfaction ainsi qu’au bon déroulé du dit partenariat.

ANT Congrès assure la communication de votre événement

Afin de créer, développer et renforcer la visibilité de votre manifestation, nous créons une stratégie de communication et de promotion articulée autour de trois temps forts :

Avant le congrès : nous créons et envoyons des newsletters aux potentiels participants afin qu’ils suivent l’avancée de votre congrès (save the date, programme…). Nous communiquons également sur les réseaux sociaux afin de maximiser la diffusion de l’information (Facebook, Twitter, Linkedin).

Pendant le congrès : nous continuons de communiquer activement sur les réseaux sociaux afin que les personnes n’ayant pas pu faire le déplacement puissent suivre à distance. Notre équipe réunie autour de notre Digital Marketing Manager se charge de retransmettre les moments forts de la conférence sur les réseaux sociaux afin de créer un buzz médiatique autour de l’évènement.

Après le congrès : nous mettons en ligne sur votre site web des webcasts et sessions afin que chacun puisse découvrir ou redécouvrir l’événement et s’informer de la prochaine édition.

Nous nous occupons également de votre charte graphique si vous n’en avez pas, ainsi que de la déclinaison sur les différents supports de communication (affiches, flyers, insertions presse…).