ANT Congrès, spécialisée dans l’organisation de congrès médicaux, a été mandaté pour coordonner la logistique des congrès Myology et MitoNice organisés par l’AFM Téléthon à Nice en 2022. Ces deux événements internationaux ont rassemblé plus de 1 200 participants confondus et réuni près de 300 experts internationaux sur plusieurs jours, ce qui a constitué un challenge important en raison du nombre élevé de participants à prendre en charge.
L’objectif
L’objectif principal était de garantir un hébergement confortable et proche des lieux de congrès pour plus de 200 intervenants internationaux, tout en respectant les contraintes de timing et de disponibilité des chambres dans une ville touristique comme Nice. L’objectif secondaire était également de démontrer qu’avec une bonne organisation et des partenariats stratégiques, il est possible d’organiser efficacement un événement international, y compris la gestion de l’hébergement pour un grand nombre d’intervenants internationaux.
Challenge/Défi
Organiser et planifier la prise en charge de ce type d’évènement a constitué le plus grand défi du processus d’organisation. La prise en charge de ce congrès se devait d’être réussi et optimisé afin de réunir ces experts venant du monde entier pour assurer à l’AFM téléthon un congrès de qualité. Il fallait nous assurer de :
- Trouver suffisamment de chambres disponibles dans une ville touristique comme Nice, à des dates spécifiques.
- Garantir la proximité des hébergements avec le lieu du congrès pour éviter tout stress logistique.
- Gérer les différences de langues et les contraintes de déplacement pour des participants internationaux.
Solutions
Pour relever ce défi et veiller à une bonne prise en charge, ANT Congrès a mis en œuvre plusieurs solutions clés :
- Collaboration avec notre prestataire de confiance localisé à Paris : Suitevoyage En travaillant avec ce prestataire spécialisé dans les réservations, ANT Congrès a pu bloquer des blocs de chambres dans des hôtels de qualité proches du lieu du congrès. Cela a permis de garantir la disponibilité des chambres pour les 258 participants tout en facilitant leur accès au congrès.
- Planification anticipée Grâce à une préparation précoce, ANT Congrès a pu anticiper la disponibilité des chambres et assurer un maximum de réservations bien avant les événements, tout en offrant un suivi rigoureux pour éviter tout imprévu.
- Gestion de projet centralisée ANT Congrès a utilisé un outil de gestion de projet pour suivre les réservations d’hébergement, coordonner la logistique et garantir que chaque intervenant disposait d’une chambre adaptée.
- Mise en forme et envoi de carnet de séjours Pour optimiser l’expérience des experts pris en charge, nous avons mis en place un système de carnet de séjour personnalisé. Ces carnets de séjour récapitulent toutes les informations pratiques : lieu, horaires, accès, dîner, programme, instructions pour les orateurs, ainsi que leurs transports et hébergements. Ce carnet de séjour visait à simplifier leur organisation en regroupant toutes les informations nécessaires en une seule communication, à l’approche du congrès.
Résultats
Les deux congrès ont été un succès, avec plus de 1 200 participants confondus et près de 300 experts venus du monde entier. Les intervenants ont été hébergés dans des hôtels proches des lieux de congrès, facilitant ainsi leur participation et permettant une atmosphère détendue et propice aux échanges. La qualité de l’organisation et la gestion efficace de l’hébergement ont contribué à renforcer la réputation d’ANT Congrès en tant qu’expert dans la gestion d’événements internationaux.
Faits en bref
- Plus de 200 intervenants
- Plus de 1 500 participants
- Recherche d’hébergements, d’hôtel à proximité du lieu des congrès
- Réalisation de carnet de séjour personnalisé
- Le client a décidé de renouveler sa confiance pour son congrès de 2024